Eventbrite: come creare e gestire eventi di successo
Eventbrite è una popolare piattaforma online di ticketing e gestione eventi, totalmente gratuita per gli eventi gratuiti, che permette di pianificare, promuovere e gestire le registrazioni agli eventi in modo pratico, economico ed efficiente.
Negli ultimi anni il marketing degli eventi è cambiato profondamente seguendo passo passo le novità che riguardano i canali social e le abitudini degli utenti. In Italia ad esempio, secondo i dati Audiweb di agosto 2016, la percentuale di persone che si connette al web ed alle app da dispositivi mobili come smartphone e tablet ha raggiunto ormai il 42%.
Nel 2006 i fondatori di Eventbrite, Kevin e Julia Hartz con Renaud Visage, dovevano aver già intuito qualcosa e lanciarono la piattaforma nella sua forma embrionale. L’intento, nell’era della velocità, era quello di rispondere a due bisogni concreti: semplificare sia il lavoro dell’organizzatore che il processo di acquisto dei biglietti da parte degli utenti.
Ad oggi Eventbrite permette a chiunque di creare, condividere, trovare e partecipare a nuovi eventi. È facile da usare, accessibile da diversi device, grazie ad App appositamente sviluppate ed è anche affidabile dal punto di vista della privacy. Promuove gli eventi in 187 Paesi ed elabora mensilmente circa 4 milioni di biglietti.
Ma andiamo a conoscerne le potenzialità più da vicino.
Eventbrite: come funziona
Registrati
Bastano email e password, il procedimento è rapidissimo.
Dopo l’autenticazione, potrai creare il Profilo organizzatore con tutti i dati che vorrai inserire, come informazioni sulla tua attività, l’url del sito, integrare i tuoi social: Facebook, Twitter e Instagram.
Potrai personalizzare i colori della tua Pagina organizzatore alla quale sarà assegnato un URL diretto e, naturalmente, scegliere la tua immagine profilo.
Altro passaggio importante è il settaggio delle impostazioni account, attraverso le quali potrai ad esempio autorizzare l’accesso multiutente, le estensioni per i tuoi eventi e monitorare pagamenti, carte e fatture.
Crea l’evento
Inserisci i dettagli dell’evento. Non sottovalutare l’importanza di questa fase, perché non riguarda il semplice inserimento di orari e date.
La descrizione evento deve essere ben ragionata e strutturata, deve avere la capacità di suscitare l’interesse della community e dei tuoi clienti tra la miriade di eventi che ricevono giornalmente via e-mail e via social.
Successivamente, scegli le opzioni per i biglietti. Il processore di pagamento è interno al sito, sicuro e rapido, per gestire le fasi più rischiose di ogni evento, quelle della vendita dei biglietti, dell’acquisto e della gestione dei rimborsi.
Se il tuo evento è a pagamento, ad ogni biglietto venduto Eventbrite applicherà una commissione del 2% per l’elaborazione dei pagamenti. Le organizzazioni no profit, su segnalazione, possono godere di condizioni più vantaggiose.
Nel caso di eventi gratuiti, in ogni caso, non è prevista alcuna commissione.
Condividi e promuovi l’evento
Invia gli inviti e promuovi il tuo evento tramite gli strumenti promozionali gratuiti.
Puoi ottenere visibilità sui motori di ricerca e, attraverso le integrazioni, collegare la pagina Eventbrite dell’evento ai tuoi account Facebook, Twitter ed Instagram per tenere sempre aggiornati i partecipanti, offrire loro codici sconto e semplificare la ricerca e l’acquisto con la funzione Biglietti disponibili/Trova biglietti.
Molte altre funzionalità sono accessibili grazie alle estensioni: puoi ordinare il merchandising ufficiale dell’evento, assegnare le pettorine con numero progressivo ai partecipanti di una gara, man mano che si iscrivono; puoi collegarti a piattaforme di foundrising e accedere a tante, tante altre funzionalità (qui ne trovi più di 100).
Monitora le tue campagne
Una volta spediti gli inviti via e-mail tramite Eventbrite, o avviate campagne promozionali sui social, potrai visualizzare una serie di stati che indicano come procede la tua campagna, il tutto dalla sezione Gestisci.
Dalla stessa sezione, puoi anche tenere sotto controllo il tuo elenco invitati, gestire le risposte agli inviti e i biglietti venduti in tempo reale, monitorando tutti i canali di acquisizione.Tramite l’integrazione di Google Analytics ti sarà inoltre possibile monitorare il numero di visitatori della tua pagina. Basterà incollare l’ID di monitoraggio generato dal tuo account Google Analytics e incollarla nell’apposita sezione della pagina evento.
Tramite App, potrai gestire anche i posti riservati e registrare gli ingressi scansionando i codici a barre presenti sui ticket elettronici o cartacei.
Qualche difficoltà? Niente paura, questi geni hanno pensato anche ad un servizio di assistenza h24 – 7 giorni su 7, senza costi.
Le Best practice per organizzare un evento di successo
Sia che tu scelga di affidarti a piattaforme come Eventbrite, che a metodi più “tradizionali”, abbiamo pensato di stilare un sintetico elenco di azioni dalle quali non si può prescindere per la buona riuscita di un evento:
- Fissa gli obiettivi che vuoi raggiungere: sembrerà banale ma la chiarezza degli obiettivi rende più semplice l’organizzazione del tutto, a cascata. Ti aiuterà a selezionare prima chi contattare come sponsor, o come ospite dell’evento, a chi indirizzare il tuo invito senza il rischio di spammare a caso; ti darà una prima idea di
strategia da adottare per la comunicazione. - Scegli con attenzione il team che collaborerà alla riuscita dell’evento: pensare di poter gestire un evento da soli è una follia, ma attorniarsi di una squadra che non collabora lo è altrettanto… ti occorreranno persone motivate, competenti e perché no, multitasking!
- Valuta i rischi: hai un piano B per ogni cosa? E’ fondamentale poter pianificare nei limiti del possibile e avere delle exit strategy per poter prontamente risolvere gli imprevisti che potrebbero mandare a monte l’evento ed il lavoro di mesi. Da una location alternativa in caso di pioggia, a una band “di scorta” nel caso in cui il quartetto che avevi ingaggiato perda l’aereo. Nella consapevolezza che prevedere tutto è impossibile, metti da parte un budget per gli imprevisti dell’ultimo momento.
- Segui i tuoi invitati: dall’invito alla fine dell’evento, assicurati che i tuoi ospiti siano ben informati e possano reperire agevolmente le informazioni sull’evento; assicurati che non abbiano difficoltà nell’interfacciarsi con l’organizzazione per qualsiasi necessità. Qui entrano in gioco un buon piano di comunicazione e la competenza del team di cui sopra.
Dopo quest’excursus con mini nozioni di marketing event e event management che dire… Un evento ben organizzato, sia esso un workshop, un party, o il lancio di un nuovo prodotto, rafforza il tuo business e ti garantisce un ampio ritorno di immagine.
Riuscire a organizzarlo con praticità e risparmio (sia di tempo e che di denaro)… beh, è davvero un gran bell’affare!
Hai già usato Eventbrite per i tuoi eventi? Scrivi nei commenti come ti sei trovato!
